5S Yalın Ofis Uygulama Teknikleri ve Felsefesi | Bölüm II -Ayıklama

5S Ofis’ i Uygulama

 

Temel  30 saniye Kuralı

 Ofiste aradığınız her şeyi 30 saniye içinde bulabiliyor musunuz?

Arama bir israftır.

Yazımın ilk bölümünde 5S’in genel felsefesinden ve israf kavramından bahsetmiştim. Şimdi  felsefeyi hayatımıza nasıl entegre edeceğimizi aktarmaya çalışacağım. 5S’in en kritik  adımı ayıklama adımıdır, ancak onun öncesinde gerekli eğitim ve bilinçlendirme çalışmaları yapmak projenin etkinliği açısından son derece önemlidir. http://www.demetekin.com.tr/yalin-uretim-araclari-teknikleri-ve-felsefesi-5s-yalin-ofis/

5S’ e Nasıl Başlanır?

5S Görsellerinin Hazırlanması; 5S çalışmalarının yapıldığı alanların belli olması ve ekiplerin motivasyonu için bölgeler, görsellerle desteklenmelidir.Ekipler 5S konusunda eğitilmelidir.

 

Ön hazırlık

Daha sonra farkı görmek için fotoğraf ve/veya video çekimi yapılarak mevcut durum tespiti yapılmalıdır. Mevcut durum tespitinde; hangi tarihte, nerede, hangi açıdan ve uzaklıktan çekim yapıldığı kayıt altına alınmalıdır.

Not: Unutulmamalıdır ki aynı yerlerde, aynı uzaklıktan ve aynı açıdan tekrar çekimler yapılarak kat edilen mesafe ortaya konulacaktır.

 

1.Adım :  AYIKLAMA

Amacımız ne?

Ayıklama adımı ile başlayana 5s Ofis uygulamasının amacı, müşterilerine en iyi hizmeti sunmak ve kaynakları verimli kullanmak için  öncelikle israfların ortadan kaldırıldığı, araç gereç, evrak, dosya, dijital doküman ve e-posta gibi ihtiyaç duyulan her şeyin aramaya gerek kalmadan hızlıca bulunabildiği,  standartlaşmış bir düzen ile her yerde aynı tertip ve düzenin sürdürülebildiği bir çalışma ortamı oluşturmaktır.

5S (Ayıklama) seiri adımında Bu sebeple tıpkı  üretim proseslerinde olduğu gibi,   ofisteki gereksiz tüm karmaşanın çalışma alanından uzaklaştırılması gerekir. Bu aşamada. her bir dolaba, raf ünitesine, dosya dolabına, masaların altına ve arkasına bakılarak  “işe değer katmayan “ her türlü malzeme, ekipman ve aleti işaretleyin.

Nelere Kırmızı Etiket asacağız?

• Fazla veya zamanı geçmiş malzemeler.
• Kısa zaman içinde kullanılmayacak malzemeler.
• Zamanı geçmiş kağıt, form veya dosyalar.
• Etkin kullanılmayan dolap, çekmece, masa ve sandalyeler
• Ne olduğu belirsiz kutu, malzeme veya dosya.
• Zamanı geçmiş poster, slogan veya duyuru.

• Kırmızı etiketli malzemelerin nasıl elden çıkartılacağına karar verilmelidir.
• Arşive girmesi gerektiği halde arşive indirilmemiş dosya ve dokümanlar
• Kullanım ömrünü doldurmuş hurda malzemeler
• Kişisel Eşyalar ; Saksı bitkileriniz ve diğer estetik ürünleriniz olabilir, ancak bunların belge ve bilgi  akışını kesmesini engellemeye çalışın.
   

   

  Mevcut Durum

  Çalışmaya başlamadan önce çalışma yapacağınız alanın fotoğraflarını çekin. Çalışma bitiminde aynı alanın fotoğraflarını çekerek öncesi ve sonrası karşılaştırması yapın. Çektiğiniz fotoğrafların aynı açı ile çekilmesine özen gösterin.

• Çalışma Öncesi Mevcut Durum Örnek Fotoğraflar

  

 

 

 

 

 

 

Kırmızı Alanlar

• Kırmızı etiket astığınız eşyaları daha önce belirlenmiş kırmızı alanlara taşıyın ve bu bölümde toplanan tüm malzemelerin ne yapılacağı ile ilgili karar verin.

  

• Nasıl Uygulanır?

Elden çıkarmanın çeşitli yolları:

• Geri dönüşüme ayırmak.
• Başka amaçla kullanmak.
• Satmak.
• Hibe etmek.
• Geçici depolamak.