5S Yalın Ofis Uygulama Teknikleri ve Felsefesi | Bölüm III -Düzenleme

5s aşamaları

2. Adım: DÜZENLEME

 

5s ofis uygulamasında ayıklama adımından sonraki adım düzenleme adımıdır. Ayıklama adımı için Bknz: http://www.demetekin.com.tr/5s-ofis-uygulama-asamalari-ayiklama-adimi/ Amaç aranan malzemeyi, herhangi birisi; zaman kaybetmeden (en geç 30 sn) bulabilmeli, hemen alabilmeli kolayca yerine koyabilmelidir.

  • Bunun için , bir malzemenin öncelikle kullanım sıklığı belirlenir, kullanım sıklığına göre malzemenin nerede tutulacağı planlanır ve buna göre organize edilir ve düzenlenir.

Düzenleme adımında en sık kullandığınız malzemeleri kolay ulaşabileceğiniz yerlerde nadir kullandığınız malzemeleri ise daha uzak yerlerde bulundurmanız gerekir. Örneğin her gün kullandığınız evrakı masa üstündeki evrak çekmecesinde bulundurulması, işi biten evrakın ofis dolabına konulması,  ay kapanışından sonra dosyanın kat arşivine yıl sonunda ise ana arşive kaldırılması gibi…

Düzenlemenin faydasını aşağıdaki “üç kolay” yaklaşımı ile özetlemek yerinde olur.

Üç Kolay:

  • Bulması kolay
  • Kullanması kolay
  • Yerine koyması kolay

 

Düzenleme Adımları – Birinci Adım: Yerleri Belirle

Kullanım sıklığına bakarak her nesne için en uygun yeri planlayın. Örneğin ayda bir kez kullandığınız bir dosyayı kattaki arşive yılda bir kez kullandığınız dosyayı da zemindeki ana arşive kaldırabilirsiniz.

Kullanım sıklığına göre yer belirlenme kriterleri:

  • Her an gerekli ise ; Bir yer yap ve tezgahın üzerinde/yanında bulundur.
  • Her gün gerekli ise¸ Bir yer yap çalışma sahasında bulundur.
  • Haftada bir gerekli ise; Yakında bir yerde bulundur.
  • Ayda bir gerekli ise; İşletme içinde bulundur.
  • Yılda bir gerekli ise¸ Uzakta bulundur.

 

İkinci Adım: Yerleri Hazırla

İhtiyaçları tespit edin. Rafları, dolapları  masaları, çekmeceleri bilgisayar dosyalarını vb. düzenleyin. Kapak kullanımından kaçının.

Üçüncü Adım: Yerleri İşaretle5s ofis uygulama

Her şeyin yerini gösteren işaretlemeleri yapın.

Dördüncü Adım: Nesneleri İşaretle

5s uygulama

Nesnelerin, rafların, dolapların ad/ kodlarını gösteren işaretlemeler yapın.

Beşinci Adım: Miktarları Belirle

5s uygulama
Düzenleme yerlerini işaretleyin

Her stok bölgesi için minimum ve maksimum stok miktarlarını işaretleyin.

Ayıklama ve Düzenleme

Öncesi-Sonrası

5s uygulamalarında öncesi ve sonrası fotoğrafların aynı açılardan çekilmesi önemlidir.

5s öncesi sonrası
5s uygulama öncesi ve sonrası bir ofis masası
5s öncesi sonrası
Bir ofisin uygulama öncesi ve sonrası görüntüsü

En Sık Yaşanan Problemler

Yazıcılar Sorunsalı

Çoğu yerde yazıcılar en büyük israf ve kirlilik kaynağıdır. Her çalışanın masasında küçük ve ucuz bir yazıcı mı yoksa her kata veya ana bölümlere süper verimli renkli lazer yazıcı mı? Bu konu birçok şirkette tartışma konusudur. Süper büyük  ve herkesin kullandığı yazıcılar sıra beklemesi ve zaman kayıplarına yol açması bakımından eleştirilmektedir. Ancak buna karşılık her masaya alınan küçük ve çoğu birbirinden farklı model yazıcıların kartuşlarının ayrı ayrı depolanması çok büyük bir israf kaynağıdır. Ayrıca bu yazıcıların hepsinin servis ve bakım hizmetlerini düşünürsek çok ciddi maliyet kalemi olduklarını ortadadır.  için de çok fazla zaman modeli eskiyen bir yazıcı sahibi yeni bir modelle yazıcısını değiştirmek istediğinde israf daha da büyür. Bu sebeple  ana katlarda veya bölümlerde kullanılacak büyük yazıcılar daha çok tercih edilmektedir; ayrıca sağlık açısından tüm gün hareketsiz duran çalışanın yazıcı alanına kadar yürümesi sağlık açısından da yararlı bir faaliyet olarak görülmektedir.

 

Ofislerdeki Ortak Alanların Kişiselleştirilmesi

Ofis masalarında biblo, resim çerçevesi, bitkiler, süs amaçlı dekoratif eşyalar bulundurulması; ofis içinde küçük buzdolabı, çay kahve makinesi, su sebili, kaşık, çatal tabak gibi malzemelerin de bulundurulması, bunun doğru mu yanlış mı olduğu konusu çok tartışılan konulardandır.

“Saksı bitkileriniz ve diğer estetik ürünleriniz olabilir, ancak bunların belge ve bilgi  akışını kesmesini engellemeye çalışın.”

kişiselleştirilmiş ofis masası
Oldukça kişiselleştirilmiş bir ofis masası

Çalışma alanlarının kişiselleştirmenin iş verimliliğini olumlu ya da olumsuz etkilemesi ile ilgili bilimsel bir çalışma yok ancak ofis alanların çok fazla kişiselleştirilmesinin öncelikle yalın felsefesine tamamen zıt bir uygulama olduğu açık… Aynı zamanda çok fazla kişisel eşyanın dikkat dağıtması, odaktan uzaklaşmaya sebep olması,  bilgi ve belge akışını engellemesi de oldukça olası…Bunun yanında  ofis içinde yiyecek içecek tüketimi ve bunların hazırlanması için ayrılan sürelerin ciddi verimsizlik alanları yarattığını düşünüyorum.  Dolayısıyla ofis alanların kişiselleştirilmesi yalın felsefesine aykırı ve verimliliği düşüren uygulamalardır. Bunları mümkün olduğu kadar kısıtlamakta fayda vardır.

Kablolar

Ofislerde en çok ihmal edilen alanlardan biride  etrafa kontrolsüz şekilde dağılmış, karışık, düzensiz ve iş güvenliğine aykırı şekilde açıkta duran elektrik , bilgisayar yazıcı vb kablolardır.

5s uygulama aşamaları
ayıklama öncesi elektrik kabloları

5s kablo uygulaması

kablolarda 5s uygulaması

5s kablo örnekleri
5s kablolama uygulama örnekleri

Eğer var ise açık kabloların insan temasını engelleyecek şekilde kapatılmasını sağlayın, bu konuda  özenli bir çalışma yapın ihtiyaç duyulduğu taktirde bir teknisyenden destek alın.

 

Duvara Asılan Nesneler

Ofis duvarlarında asılı bulunan takvim, mantar pano, resim vb nesneler hem görüntü kirliliğine yol açar hem de ilan panolarının amacına uygun kullanılmasını engeller. Mantar panolar, duvar takvimleri bilgisayarların, akıllı telefonların olmadığı manuel dünyada elbette çok işimize yarıyorlardı.

5s ofis uygulama
düzenleme öncesi duvar panoları
düzenleme sonrası duyuru levhaları
düzenleme sonrası ilan panoları

Ancak günümüzde  sadece bir kirlilik kaynağı. Not kağıtları yerine  bilgisayardaki bulunan “post-itlerin”  veya kişisel ajandalarınızı kullanın, asılması gereken liste, duyuru vb gerekli yazılar için de tüm şirkette standart bir duyuru-ilan  görsel malzemeleri  kullanın.

 

Bilgisayarlarda 5S Uygulaması

 

Bilgisayarlardaki masa üstleri de tıpkı gerçek masa üstlerimiz gibi düzenlemeye ihtiyaç duyulan alanlardır.

Dosyaların bilgisayarda dağınık şekilde dosyalanması tıpkı gerçek bir evrakı ararken kaybettiğimiz gibi  zaman kayıplarına yol açar. Arana dosyaların bulunması için  Windows arama motorunu kullanıyorsanız dosyalarınızı düzgün şekilde klase etmiyorsunuz demektir.

Farklı isimlerle dağınık şekilde kaydedilen bilgilerin tek bir noktada düzenli olarak depolanması,

İsteyen çalışanın istediği bilgiye hızlı bir şekilde ulaşması ve bilgilerin silinmesi ve kaybolması ile ilgili risklerin ortadan kaldırılması için;

  1. Bilgisayarda tutulan bilgileri kullanım sıklığına göre sınıflandırarak numaralandırın, tüm birim çalışanlarının çalışmalarını aynı dosya numara ismi ile kaydetmelerini sağlayın (Örn: 01 Yazışmalar, 01.01 İç Yazışmalar)
  2. Ortak Paylaşım Klasörleri: Birimlerin tüm çalışmalarını ortak bir paylaşım klasörüne kaydedin, bu klasörün düzenli olarak yedekleyin.
bilgisayar 5s uygulaması
Bilgisayardaki dosyaların kayıt edilmesinde standardizasyon

 

 

Please follow and like us:
error0

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.