R.A.C.İ Matrisi Nedir?

R.A.C.İ Matrisi  

RACI matrisi proje yönetiminde kullanılan en popüler araçlarından biridir; özellikle 6 Sigma proje yönetiminde olmak üzere, proje dışında süreç bazlı ve departman bazlı yetki ve rollerin belirlenmesinde de yaygın olarak kullanılır.  Altı Sigma, mevcut her türlü veriyi bilimsel yaklaşımlar kullanarak sistematik bir şekilde iyileştirmeyi hedefleyen proje odaklı bir ekip çalışmasıdır. Etkin bir proje yönetimi Altı Sigma’ nın önemli başarı ölçütlerinden biridir. Projeler birçok insanın katılımını gerektiren, başarı için işbirliği ve takım çalışmasının büyük önem taşıdığı çalışmalardır. Bir projenin hızlı ve etkin bir şekilde sonuçlanması için proje adımlarının net bir şekilde tanımlanması, proseste yer alan kişilerin rol ve sorumlulukların açık bir şekilde ortaya konulması gerekir. R.A.C.I matrisi bu amaçla oluşturulmuş, süreçteki bireylerin sorumluluklarının, rollerinin ve bilgi akışının  tanımlandığı bir uygulamadır.

Yukarıda da belirttiğimiz gibi bu metodolojinin uygulama alanı sadece proje yönetimi ile sınırlı değildir. Bir süreçteki ya da bir departmana ait tüm süreçlerde yetki ve rollerin belirlenmesi, görev tanımlarının oluşturulması için yaygın olarak kullanılan son derece etkili bir yaklaşımdır.

Matris oluşturulurken kullanılan R, A, C, I kısaltmalarının ifade ettiği roller;raci matrisi

Responsible(İşi yapmakla Sorumlu):  İşi yapan ve görevi tamamlamaktan sorumlu bireydir. Bazı durumlarda sorumluluk paylaşılabilir. Sorumluluk derecesi A tarafından belirlenir.

Accountable(Genel Sorumlu): Faaliyet veya kararın sonuçlarından sorumlu olan kişidir. Onay-veto yetkisi vardır. Bir göreve sadece bir “A” atanabilir.

Consulted(Danışılan): Nihai kararlar ve görevlerde danışılan kişidir.

Informed(Bilgilendirilen): Bir karar veya eylem sonrası haber verilmesi gereken kişidir.

Bazı  yerlerde bu metodoloji  Support- Destek Olan- fonksiyonu da eklenerek  R.A.S.C.İ Matrisi olarak adlandırılır. Eğer bir organizasyon içinde aşağıdaki yorumları  duyuyorsanız  bir RACI Matris çalışmasına ihtiyaç var demektir.

  • Patronum istediği zaman aldığım kararları geçersiz kılar.
  • Basit bir konu için bile onay süreci çok uzun sürüyor.
  • İşi yapmakla ilgili sorumluluğum var ama yetkim yok.
  • Bazen aynı işi birden fazla kişi yapıyor, bazı işleri de kimse yapmıyor.
  • Süreç ile ilgili çok gereksiz bilgilendirme yapılıyor, bilgi kirliliği oluşuyor.
  • Süreç ile ilgili yeterli bilgilendirme yapılmıyor

RACİ Matrisi oluştururken aşağıdaki konulara dikkat edilmelidir.

  1. Çalışmada yer alan adımları tanımlarken minimum 10, maksimum 25 işlem adımı seçilmelidir. 10’dan az iş aktivitesi tanımlamak dar; 25’ten fazla iş aktivitesi ise tanımlamak geniş kabul edilir.
  2. Faaliyetleri tanımlarken net ve açık olmasına dikkat edilmeli; belirsiz ve genel ifadelerden kaçınılmalıdır.
  3.  Genel kural olarak; işe önce “R”leri atayarak başlanır; daha sonra “A” nın kim olacağına karar verilir.. “C” ve “I” da belirlenerek işlem tamamlanır.
  4. RACI matrisini ilgili kişilere dağıtın, geri bildirimler alın, gerekli revize ve güncellemeleri matrise yansıtın.

 

RACİ Matrisinin faydaları şunlardır.

  • İş Yükü Analizi: bireylere veya bölümlere yüklenen aşırı sorumluluk çabuk tespit edilebilir.
  • Yetki ve Sorumluluk dengesi sağlanır.
  • Yeni Çalışanlar: Yeni gelenler rolleri ve sorumluluklarını hızla tespit edilebilir.
  • Çalışma Atama :  Görevler; gruplar ve bireyler arasında etkin olarak dağıtılabilir.
  • Proje Yönetimi: Projede yer alan rollerdeki yetki  ve sorumlulukları arasında doğru dengeyi sağlar.
  • Anlaşmazlıkların Çözümü :Tartışmaların çözümü için bir referans noktası sağlar.
  • RACI Matrisinin uygulanmasıyla belirsizlikler azaltılır.
  • Görevin tamamlanma süresinde kısalmalar sağlanır.
  • Proje için yeterli kaynak olup olmadığı tespit edilebilir.

RACİ Matrisinde gerekli yatay ve dikey analizler yapılarak  gerektiği hallerde revizyonlar yapılmalıdır.

Dikey Analiz

Çok fazla “R” olması;  Dikey alanlar rollerin tanımlandığı alandır, dikey analizde çok fazla R olması bir role yüklenmiş çok fazla görev  olduğu anlamına gelebilir;  bu durumda şunu sormak gerekir “Bu bireyler gerçekten bu sorumlulukları yerine getiriyorlar mı yoksa gerçek rollerinden uzaklaşıyorlar mı?Bu durumda o işi daha küçük parçalara ayrılıp başka rollere dağıtma konusu değerlendirilebilir.raci

Boş alan olmaması; Bir “rol”un  çok fazla aktivitenin içine dahil edilmesi anlamına gelir, “bu  kişinin bu kadar çok aktiviteye dahil edilmesi gerekli mi?”sorusu sorulmalıdır.

Çok Fazla “A” olması;  bir role çok fazla sorumluluk verildiği başka bir deyişle prosesin bütününde sorumlulukların dengeli bir şekilde dağıtılmadığı anlamına gelir. Sorumlulukların dengeli bir şekilde paylaştırılması; doğru karar ve kontrol noktalarının oluşturabilmesi için prosesin genelinde başka rollere de gerekli sorumlulukların yüklenmesi gerekir.

 Yatay Analiz

“R” olmaması; Bu işi kim yapıyor? Onaylama, danışılma, bilgi verilme ile ilgili roller belirlenmiş ancak o işi kimin gerçekleştireceği belirlenmemiş anlamına gelir.

Çok fazla “R” olması; o aktiviteyi yapacak çok fazla kişi olması belki gerçekten işi asıl yapacak kişinin tam olarak doğru belirlenmemiş olmasından kaynaklanmış olabilir

“A” olmaması; o işin doğru bir şekilde tamamlanmasını riske eder. Her görevin mutlaka bir sorumlusu olması gerekir.

Çok fazla “A” olması; bir pastaya çok fazla parmak mı giriyor? sorusunu akla getirir. Birçok kişinin işin içine dahil olması, sorumluluk alması ve final sözcüğü söylemek istemesi karışıklığa neden olabilir.

“A” ve “R” lerin çok az olması güncelliğini ve etkinliğini kaybetmiş bir prosesin habercisi olabilir.

Boş alan olmaması; bir göreve  çok fazla kişinin dahil olduğu anlamına gelir, bu da prosesin hızını dramatik ölçüde yavaşlatır. Bu kadar kişinin bu aktivitede yer alması  gerekli mi?”sorusu sorulmalıdır.

Çok Fazla “C” ve “I” olması da prosesin hızını ciddi ölçüde yavaşlatır, bu durum da  gereklilik açısından sorgulanmalıdır.

 

 

2 thoughts on “R.A.C.İ Matrisi Nedir?

  1. Pingback: R.A.C.I Matriksi | Süreç ve Performans Yönetimi

  2. Pingback: R.A.C.I Nedir? Neye yarar? | Cenker Çetin – Infrastructure Engineer

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir