FONKSİYONEL YÖNETİM
Fonksiyonel yönetim anlayışının temeli, iş bölümü ve hiyerarşidir. Oysa gerçekte iş, bir bütündür ve hiyerarşilere göre tasarlanmamıştır. İş, belli sonuçları elde etmek amacıyla bir araya gelen, birbirini takip eden faaliyetlerin bütünüdür. İş, bu sonucu gerçekleştirmek üzere yatayda ilerlemedir. Hiyerarşik yapı ve fonksiyonel bölünme işin, doğal akışını engelleyici niteliktedir. Ancak fonksiyonel yönetimde işler, hiyerarşik olarak bölümlenmiş ve faaliyetler dikeyde ilerleyerek yerine getirilmektedir. Süreç yönetimi bu yaklaşım doğrultusunda tüm organizasyona yeni bir bakış açısı sunar.
- Ortak hedefler belirsizdir veya yoktur.
- Bölümler arası iletişim ve işbirliği zayıftır, hatta kötü iletişim ve iç çekişmeler vardır.
- Yöneticiler sadece kendi birimlerine ait faaliyetlerin performansı ve yönetimiyle ilgilenmektedirler.
- Gelişmeler çoğunlukla faaliyet dahilinde kalmakta, bütüne yayılamamaktadır.
- Fonksiyon sorumluları, iş akışının tamamının nasıl işlediğinden habersiz olarak, kendi fonksiyonlarını iyileştirirken, nihai müşteri memnuniyetini hedef almamakta, bu da müşteri şikayetlerine neden olmaktadır.
- Çalışanlar, genellikle tüm iş akışı içindeki rol ve etkinliklerinin bilincinde değildirler. İş akışının etkinliği genellikle, fonksiyonların etkinliği ile ölçüldüğünden, bütünü yansıtmayacak şekilde ölçülmektedir.
Yukarıdaki şemanın birinci yapısında fonksiyonel yönetim, ikinci yapıda fonksiyonel yönetimden süreç yönetimine geçiş, üçüncü yapıda süreç yönetimi görülmektedir.
- Birinci yapı klasik anlamda fonksiyonel bir işleyişi gösterir. Bu yapılarda “işin” tanımı değil fonksiyonel birimlerin görevlerinin tanımı mevcuttur.
- İkinci yapıda süreçler yani “işler” fark edilmiş ancak hala fonksiyonlar ön planda tutulmaktadır.
- Ulaşılmak istenilen ve genel anlamıyla süreç algılamasının ön plana çıktığı yapı üçüncü yapıdır. Bu yapıda kişiler ve birimler sürece olan katkıları bazında değerlendirilmektedirler.
- Dördüncü yapıda fonksiyonel yönetim tamamen ortadan kalkmıştır.
SÜREÇLERLE YÖNETİM
Süreç yönetimi, süreçleri yönetmek demektir. Süreçlerle yönetim ise, yönetim işini süreçlerle, süreçlere odaklanarak yapmak anlamına gelmektedir. Süreç yönetimi bir yönetim tekniği olmasına karşılık, süreçlerle yönetim bir yönetim anlayışını ifade etmektedir.
Süreçlerle yönetim anlayışına geçebilmek için, süreç yönetimi aşamasının başarılı bir biçimde uygulanması ve süreçlerin etkin bir biçimde yönetiliyor olması gereklidir. Ayrıca süreçlerin tanımlanması gerekir.
- Sahiplerinin belirli,
- Akış diyagramlarının mevcut,
- Sınırları ve ilişkileri belirli, alt ve detay süreçleri tanımlı,
- Performans göstergeleri ve bu performans göstergelerinin nasıl ölçüleceğinin yöntemini ortaya koyan ölçüm sistemlerinin tanımlı olması gereklidir.
Tanımlanmış bir sürecin kontrol altında olması, performans göstergelerinin belli bir kontrol limit aralığında değer almasını gerektirir. Tanımlanmış ve kontrol altında olan bir süreç her zaman rekabet edebilir değildir. Rekabet, benzer kuruluşların, benzer işleri ne kadar zamanda veya hangi performans çıktılarıyla yaptıklarını kıyaslayarak bunlara ulaşmaya çalışmaktır.
Süreçlerin, kontrol altında ve rekabet edebilir olmasını sağlamak için, sürekli iyileştirme döngüsünün kullanılması gereklidir.
SÜREÇLERLE YÖNETİMİN AVANTAJLARI
- Kurum/Kuruluş önceliklerine sistematik bir yaklaşım getirir.
- Bir işi başından sonuna kadar yapmaya olanak sağlayan süreçler tanımlanır.
- Fonksiyonlar arası ilişkileri geliştirir. Gelişmeler süreçler dahilinde yapılır.
- Müşteri odaklı yönetimi teşvik eder. (İşler, müşterinin gördüğü gibi yatayda görülmeye başlanır.) Müşteri odaklı süreçler doğru uygulandıklarında kuruluşun performansı önemli ölçüde artar.
- Katma değersiz faaliyetler ortadan kalktığı için kaynakların daha etkin kullanımı sağlanır.
- Gereksiz olabilecek bazı kontrol ve onaylar yok edildiği için hızlı karar alma avantajı sağlanır.
- Sorumluluklar net olarak tanımlanır.