“Uzaktan Çalışma” Nedir? Güçlü ve Zayıf Yönleri, Yasal Boyutu, Performans Kontrolü

Koronavirüs salgını yaşamın her alanında dokundu ve hızlı ve büyük değişimlere yol açtı. İş yaşamı bu süreçte çok sınavdan geçti ve geçmeye devam ediyor. Bu küresel pandemik salgında şirketlerin uygulayacakları stratejilerden daha önceki yazımda bahsetmiştim.  Uzaktan çalışma bu konudaki uygulamalardan biridir. Bu yöntem yakın bir zaman önce sadece belli sektörlerde kullanılan -başta bilişim sektörü olmak üzere -bir yöntem iken şu anda birçok firmanın zorunlu olarak başvurduğu bir çalışma metodu haline geldi. Peki bu durum geçici bir şey mi? Kriz bittiğinde herkes eski yöntemlerine geri mi dönecek?  Hayır… Fütürist Ufuk Tarhan bundan sonra hiçbir şeyin eskisi gibi olmayacağını bu krizin “fragman tadında öncü bir sinyal “olduğunu; önümüzdeki on yılda, “yaşam sistemlerimizi hiç aklımıza gelmediği kadar farklı, hızlı, her alanda ve keskin virajlarla değiştirmek zorunda kalacağımızı” söylüyor.

Kısacası artık dijital çağa ayak uydurma ve onları doğru yönetme zamanı. Ancak bu konuda birçok işveren hem işin uygulama boyutunda hem de yasal açıdan tam olarak ne yapacağını bilmiyor. Bu makalede uzaktan çalışma “remote work” yöntemini tüm boyutları ile değerlendireceğiz.

Uzaktan Çalışma “Remote Work” Nedir?

evden çalışma
uzaktan çalışma

Uzaktan çalışma, personelin işyeri dışında da çalışabilmesine olanak veren bir çalışma metodudur. Uzaktan çalışma, söz konusu işin çoğu zaman teknolojik iletişim araçlarının (Skype, Facetime, Slack vb.) ve yazılımların desteğiyle evden veya iş yeri dışında bir yerden yerine getirilmesidir. Uzaktan çalışanlar, iş yeri dışından çalışma hakkı haricinde normal çalışanlarla  aynı haklara sahiptir ve işverenin sorumluluğu altındadır.

İş Yerinde Çalışma ve Uzaktan Çalışma: İşiniz İçin Hangisi Doğru?

Bugün, birçok küçük işletme sahibi evden çalışma veya bir çalışma alanına katılma seçeneği ile karşı karşıyadır. Her seçeneğin kendi artıları ve eksileri vardır ve iş modeliniz ve ekip ihtiyaçlarınızla ilgili her noktayı dikkate almak önemlidir. İşletmeniz için hangisinin doğru olduğuna karar vermeden önce aşağıdaki konuları değerlendirmenizde fayda var.

İş Yerinde Çalışmanın Avantaj ve Dezavantajları

Ortak Çalışma Alanı Avantajları

  • Sosyalleşme ve insan etkileşimi: Bir çalışma alanında çalışırken, ruh halinizi ve ilhamınızı artırmaya yardımcı olabilecek diğer profesyonellere erişiminiz olur, yaşanan enerji alışverişi motivasyonun artmasını sağlar.
  • İş bağlantıları:  Çalışma alanları, yeni bağlantılarla tanışmak ve yeni iş alanları oluşturmak için harika yerler olabilir. Tutkulu, çalışkan bireylerle dolu bir ofiste, bir profesyonel gibi ağ kurabilirsiniz.

Ortak Çalışma Alanı Dezavantajları

  • Dikkatin Dağılması:  Açık kat planları olarak kurulan birçok ofis alanı ile dikkatinizin dağılması kolay olabilir. Bazı çalışma alanları özel ofisler sunmaktadır, ancak salonları ve ortak alanları kullanan başka insanlar da olacaktır.
  • Ofis Giderleri: Ofis kirası, dekorasyonu, enerji giderleri,  personel servisi, öğle yemeği ve diğer hizmet giderleri ciddi gider kalemleridir.

Uzaktan Çalışmanın Avantaj ve Dezavantajları

Uzaktan Çalışmanın Avantajları

Uzaktan çalışmak, bir çok açıdan işverene ve çalışana avantaj sağlayan bir yöntemdir.

evden çalışma

  • Artan Verimlilik:

    Aslında, birçok iş hala çalışanların fiziksel olarak çalışma alanında bulunmasını gerektirmektedir. Bununla birlikte, yalnızca ara sıra toplantı gerektiren işler için, çalışanlara uzaktan çalışma seçeneği sunmak şirket kârlarını ve işgücü verimliliğini önemli ölçüde artırabilir. Yapılan araştırmalarda uzaktan çalışanların verimliliğinin belirgin şekilde arttığı görülmüş: uzaktan çalışanlar ofiste çalışanlara göre %20 – %25 daha verimli olduğunu göstermiştir. Bunun sebeplerine gelecek olursak.

Ofis Ortamında Salgın Hastalık Riski: Hastalıkların çalışan sağlığı üzerinde olumsuz bir etkisi vardır, çalışanlar ofiste birbirlerinin etrafında olduğunda, hastalıklar daha kolay yayılabilir ve bu da verimliliği düşürür.

Bir araştırma firması 2018 grip sezonunun Amerikan işletmelerine 15,4 milyar dolar üretkenlik kaybına yol açtığını tahmin ediyor. Bu günlerde yaşadığımız pandemik salgın düşünüldüğünde bu oranın ne kadar yüksek çıkacağını tahmin etmek zor değil.

Çalışanın kendi zamanını yönetme seçeneği iş verimini artırıyor. Hepimizin verimli olduğu saatler farklı; kimi gündüz saatlerinde kimi de gece saatlerinde daha iyi konsantre olur. Çalışanlara kendi zamanını yönetme seçeneği sunulması verimliliği önemli ölçüde artırabiliyor.

Zaman ve Enerji Tasarrufu: Özellikle büyük kentlerde  işe giderken ve dönerken trafikte harcadıkları enerjiyi işlerine yöneltebiliyor bu da gün içindeki verimliliklerini etkiliyor.

Gider Tasarrufu: İşverende ofis kirası, öğle yemeği, dekorasyon giderleri, faturalar, temizlik malzemeleri vb birçok maliyetten tasarrufu sağlıyor. Ayrıca belli bölümlerde sürekli istihdam yerine proje iş talepleri yaratmak personel giderlerinde ciddi bir tasarruf yaratabiliyor.

  • Daha Sadık Çalışanlar:

Bir çalışanın yerini doldurmak gerçek anlamda zor olabilir. Çalışanlarınız için sağladığınız kaynaklar, verilen eğitimler ve zaman  göz önüne alındığında verimli çalışan bir personeli kaybetmek istemezsiniz. Bir araştırmaya göre işverenlerin %95’i uzaktan çalışmanın çalışanların bağlılığını arttırdığını ifade etmiş. Dolayısıyla uzaktan çalışma yöntemini seçerseniz daha sadık çalışanlarınız olabilir.

Uzaktan Çalışmanın Dezavantajları

  • İş Arkadaşlarıyla İletişimin Azalması

Her ne kadar telefon, video konferans mail ve mesajlar kullanılsa dahi uzaktan çalışmak çalışanda soyutlanmış hissi yaratabilir. Tüm teknolojik olanakları kullanıp en üst düzey iletişim sağlasanız da   sizinle aynı şekilde düşünen insanlarla aynı ortamda bulunmak ve bir proje üzerinde tartışmak farklıdır. Dolayısıyla uzaktan çalışma sırasında insanların birbirine enerji geçişleri de sınırlı olabilir. Bazen  iş arkadaşlarınızla yediğiniz bir öğlen yemeğini bile özleyebilirsiniz.

  • Muhtemel Dikkat Kaybı – Konsantrasyon eksikliği

Uzaktan çalışanların karşılaşacağı en büyük sorunlardan biri odaklanma  eksikliğidir.  Gerekli disiplin sağlanamazsa uzaktan çalışma konusunda istenen verimlilik sağlanamayabilir, hatta tam tersi verimlilik kaybı oluşabilir. Bu sebeple bir çalışma disiplini oluşturmak için uygun bir çalışma ortamı oluşturmak çok önemlidir. Bu ortamı oluşturmak dikkat dağınıklığını minimum seviyeye indirir.

İşletmelerin Uzaktan Çalışmaya Uyum Sağlayabilmelerinin Dört  Koşulu:

1.Modern Teknolojiye Yatırım Yapın

video konferans
Video Konferans

Uzaktan çalışan ekibinizin iletişim kurmak için yazılıma ihtiyacı olacaktır. Slack gibi iletişim araçlarını veya Google Drive, One Drive gibi ortak doküman sistemleri ekip üyelerinizin farklı yerlerde olsalar bile birlikte çalışmalarına olanak tanır. Video konferans platformları ekip üyelerinin daha etkili iletişim kurmalarına yardımcı olur.

2.Yasal Gereklilikleri Yerine Getirin

Yaşanan bu küresel krizlerde en çok başvurulacak  İnsan Kaynakları enstrümanı “Uzaktan Çalışma” dır. Uzaktan çalışma modeli, İş Yasası’na 2016 yılında girdi. 4857 sayılı İş Kanununun “Çağrı üzerine çalışma ve uzaktan çalışma” başlıklı 14’ncü maddesi tam da bu çerçevede düzenlendi.

Buna göre “İşçinin işveren tarafından oluşturulan iş organizasyonu kapsamında, iş görme edimini evinde ya da teknolojik iletişim araçları ile işyeri dışında yerine getirmesine dayalı iş ilişkisi “uzaktan çalışma” olarak tanımlandı.

Ancak uzaktan çalışmaya geçiş için mevcut iş sözleşmesine ek olarak bir protokol yapılması gerekiyor. Bu çerçevede hazırlanacak ek protokolde işin tanımı, yapılma şekli, süresi, işveren tarafından sağlanacak ekipman ve bunların çalışan tarafından korunmasına dair yükümlülükler ile tarafların arasındaki ilişkinin nasıl kurulacağına dair özel düzenlemeler yapılmalıdır. Uzaktan çalışma iş yerlerinde dönüşümlü olarak uygulanıyorsa sözleşmede bu detayların belirlenmesi gerekir.

İşveren, uzaktan çalışma konumunda nitelendirdiği çalışana işin niteliğine uygun olarak iş sağlığı ve güvenliği önlemleri konusunda bilgilendirmek ve eğitim vermek, sağlık gözetimini yaptırmak ve sağladığı ekipmanla ilgili gerekli iş güvenliği tedbirlerini almakla yükümlüdür.

Personel eğer evde bir kaza geçirir ise  bu kazanın iş kazası olup olmayacağı tartışma konusudur. Doğal olarak evde meydana gelen her kaza iş kazası sayılamayacağı gibi iş nedeniyle bir kazaya uğranması halinde bu kaza evde de olsa iş kazası kabul edilecektir.

3.Çalışanın Takibi İçin Bir Sistem Kurun

Dijitalleşen iş dünyasının imkanları ile uzaktan çalışma da çalışanın takip edilmesi mümkündür. Bu konuda her zaman önerilecek şey elbette hedeflerle yönetim modeline geçilmesidir. Ancak çoğu zaman sadece hedeflerin gerçekleşmesi yeterli değildir. Bu noktada işlerin bağlantı zamanlarının canlı kontrolü, çevrim içi olunan süreler,  ziyaret edilen  web siteleri, kullanılan programlar, USB hareketleri, silinen ve kopyalanan dosyalar gibi konularda da gereken raporlamaları sunan bir çok yazılım mevcuttur. Hatta uzaktan çalışma yapan çalışanın bilgisayarına yüklenecek bir uygulama ile ekran görüntüleri belli periyotlar ile alınabilir. Ancak bu takip araçlarının ne kadarının kullanılacağı ne kadarının kullanılmayacağı işverenin takdiridir. Belli alanlarda çalışana güvenmek de doğru bir yaklaşım olabilir.

4.Uzaktan Ekip Eğitimini Önemseyin

Webinar, online, video eğitimler ile uzak çalışma konusunun en önemli araçlarıdır. Ekibi etkin çalıştırmak için eğitim konusu stratejik önem taşır. Mesleki ve davranışsal yetkinliklerin artırılmasına ek olarak çalışanı şirket hedefleri konusunda doğru motive etmek, şirket bağlılığı artırmak amacıyla farklı eğitim programları uygulanabilir.

Verimlilik göz önünde bulundurulması gereken en önemli faktördür ve bu konuyu en iyi değerlendirecek olan sizsiniz. Gerekli yasal ve teknolojik alt yapısı varsa uzaktan çalışma yöntemi çok açıdan avantajlı bir yöntemdir ancak ilhamınızı artırmaya yardımcı olabilecek diğer profesyonellere bir arada bulunmak da son derece motive edici olabilir.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.