Yalın Ofis’i Ev, İlişkiler, Gardrop, Sosyal Medya ve Teknoloji Alanlarında Uygulamak
Dünyaya Toyota’nın tanıttığı yalın felsefesi öncelikle üretim süreçlerinde çok yaygın olarak kullanılsa da son yıllarda ofis, ev, ilişkiler, gardrop, sosyal medya ve teknoloji dahil bir çok konuda kendine uygulama alanı bulmuştur. Bunun en önemli sebebi “arama” kayıplarını azalttığı için ciddi bir zaman tasarrufu sağlaması; ayrıca dikkatini dağıtan, işe değer katmayan tüm gereksiz şeylerin ortamdan uzaklaşmasını sağladığı için dikkatimizi esas odaklanmamız gereken konulara vermemizi sağlamasıdır.
“Yeni dünya düzeni büyük balığın küçük balığı yediği değil; hızlı balığın yavaş balığı yediği bir düzendir”. Klaus Martin Schwab
İnsanların % 57’si günde ortalama 15 DK bir eşyayı aramakla geçiriyor aramak bir israftır.
Yalın 5S’i Ofisde Uygulamak
Yalın felsefesini ve yalın araçları ofis süreçlerinize uygulamak, üretim süreçlerinizde yapmayı umduğunuzdan daha fazla tasarruf etmenizi sağlar.
Bu yaklaşım idari ofislerde ne işe yarayacak demeyin; zira üretimdeki kadar geçerlidir; aslında bazı durumlarda daha da önemlidir. Çoğu şirketin sipariş işlemlerini düşünün; 1 haftada panikle üretimden çıkan ürünün, sipariş ve teslim süreçlerinin üretim süresinin çok üzerine çıkması çok rastlanılan bir durumdur. Bu yüzden üretim alanlarımızda olduğu gibi, ofis alanlarımız için de bir 5S programına sahip olmak en iyisidir. Amaç, ilkeler ve fikirler aynıdır; düzenli, güvenli, temiz, verimli ve tekrarlanabilir bir iş akışı…
İsraflarını önlemeye çalışın ve ofisinizdeki sekiz israfı ortadan kaldırın.
Bu yazımda, yalın prensiplerin ofisinizde nasıl uygulanacağını detayları ile açıklayacağım.
Öncelikle Yalın Üretimi genel hatlarıyla hatırlayalım.
Yalın Felsefesi Nedir?
- Sürekli iyileştirme kültürünü benimseyen bir yönetim felsefesidir.
- Daha az kaynakla daha çok değer yaratılmasıdır.
- Proseslerdeki israfların tespit ve elimine edilmesidir.
- Değerin müşterinin gözünde tanımlanmasıdır.
Yalın Üretim/Hizmet Hedefleri Nedir?
Yalın Üretim yüksek kalitede ürünü/hizmeti , en düşük maliyetle en kısa sürede üretmeyi/hizmete sunmayı hedefler.
5S’ e Giriş
5S’e girmeden önce Yalın Yaklaşımının temel prensibi olan “ israf “ kavramına da değinmek gerekir.
İsraf Nedir?
Yalın yaklaşımı israf’ı aşağıdaki şekilde ele alınır.
İsraf; bir mal veya hizmete doğrudan katkıda bulunmayan, değer katmayan her şeydir. İsraf görmek, iyileştirmenin başlangıcıdır.
Kurullarda 3 tip faaliyet vardır:
1- Değer yaratan
- Müşterinin istediği yönde dönüşüm.
2- Değer yaratmayan fakat zorunlu
- Ayar, kalibrasyon, kontrol, al-bırak, boyanın kuruması, vb.
3- Değer yaratmayan ve kaçınılabilir
- Bekleme, sayma, sıralama, hata, tamir.
Yalın prensibine göre değer yaratmayan fakat zorunlu faaliyetleri azaltarak ; değer yaratmayan ve kaçınılabilir faaliyetleri yok ederek “değer yaratan “ müşterinin istediği yönde dönüşümü gerçekleştirmek esastır.
İsrafı Görmek İçin Bir Örnek
Bir evrakın bilgisayara kayıt işlemini gözden geçirelim. Bu işlemde aşağıdaki adımlar yürütülüyor.
- Bilgisayarın açılması
- Evrakın bilgisayarın yanına getirilmesi
- Veri girişi programına bağlanılması
- Evrakta yazılı bilgilerin girişinin yapılması
- Kayıt işleminin yapılarak bilgilerin kaydedilmesi
- Evrak bilgileri ile kayıt edilen bilgilerin karşılaştırılarak kontrol edilmesi
- İmla hatalarının düzeltilmesi
- Son kayıt işleminin yapılması
- Evrakın, kaydedilmiş evraklar klasörüne kaldırılması
Müşteri yukarıdaki dokuz faaliyetten sadece “Evrakta yazılı bilgilerin girişinin yapılması” işlemine değer veriyor. Diğer faaliyetler israf olarak ele alınmalıdır. Bu faaliyetler yok edilmeli ya da azaltılmalıdır.
8 Temel İsraf
İş akış sürecinin her aşamasında israf vardır.
Yalın Üretimde “7 temel israf” olarak tanımlanmıştır; ancak , son yıllarda ciddi zaman kayıpları ve hatalı iş sonuçları sebebi ile “iletişim problemleri” de israfın bir maddesi olarak kabul edilmeye başlamıştır. Bu sebeple artık “8 temel israf”tan söz edilmeye başlanmıştır.
5S Nedir?
Yalın Ofis, işyerindeki malzeme ve bilgi akışının doğru şekilde sağlanmasıdır.
5S’de amaç verimliliği artırmak için çalışma ortamının temiz düzenli ve kullanıma uygun bir şekle dönüştürülmesidir. 5S aynı zamanda israf’ı görselleştiren bir iletişim ve öğrenme aracıdır.
Bknz: http://www.demetekin.com.tr/5s-isyeri-organizasyonu/
5S Japonca beş kelimenin ilk harflerinden oluşan bir kısaltmadır.
Japonya’da Toyota üretim bandında kullanılmaya başlamış olan 5S beş aşamadan oluşan bir işyeri organizasyonudur.
Adını Japonca beş kelimenin ilk harflerinden alır.
Japonca Türkçe
Seiri Ayıklama
Seiton Düzenleme
Seiso Temizleme
Seiketsu Standartlaştırma
Shitsuke Disiplin