5S Yalın Ofis Uygulama Teknikleri ve Felsefesi | Bölüm I -Giriş-

 

Yalın Ofis’i  Ev, İlişkiler, Gardrop, Sosyal Medya ve Teknoloji Alanlarında Uygulamak

Dünyaya Toyota’nın tanıttığı yalın felsefesi öncelikle üretim süreçlerinde çok yaygın olarak kullanılsa da son yıllarda  ofis, ev, ilişkiler, gardrop, sosyal medya ve teknoloji dahil bir çok konuda kendine uygulama alanı bulmuştur. Bunun en önemli sebebi “arama” kayıplarını azalttığı için  ciddi bir zaman tasarrufu sağlaması; ayrıca  dikkatini dağıtan, işe  değer katmayan  tüm gereksiz şeylerin ortamdan uzaklaşmasını sağladığı için dikkatimizi esas odaklanmamız gereken konulara vermemizi sağlamasıdır.

“Yeni dünya düzeni büyük balığın küçük balığı yediği değil;  hızlı balığın yavaş balığı yediği bir düzendir”. Klaus Martin Schwab

 

Yalın Ofisİnsanların % 57’si günde ortalama 15 DK bir eşyayı aramakla geçiriyor  aramak bir israftır.

Yalın 5S’i Ofisde Uygulamak

 

Yalın felsefesini ve  yalın araçları ofis süreçlerinize uygulamak, üretim süreçlerinizde  yapmayı umduğunuzdan daha fazla tasarruf etmenizi sağlar.
7 temel israf
8 temel israf

Bu yaklaşım idari ofislerde ne işe yarayacak demeyin; zira üretimdeki kadar geçerlidir; aslında bazı durumlarda daha da önemlidir.   Çoğu şirketin sipariş işlemlerini düşünün; 1 haftada panikle üretimden çıkan ürünün, sipariş ve teslim süreçlerinin üretim süresinin çok üzerine çıkması çok rastlanılan bir durumdur. Bu yüzden üretim alanlarımızda olduğu gibi, ofis alanlarımız için de bir 5S programına sahip olmak en iyisidir. Amaç, ilkeler ve fikirler aynıdır; düzenli, güvenli, temiz, verimli ve tekrarlanabilir bir iş akışı…

İsraflarını önlemeye çalışın ve ofisinizdeki sekiz israfı ortadan kaldırın.

Bu yazımda, yalın prensiplerin  ofisinizde nasıl uygulanacağını detayları ile açıklayacağım.

Öncelikle Yalın Üretimi genel hatlarıyla hatırlayalım.

 

Yalın Felsefesi Nedir?

  • Sürekli iyileştirme kültürünü benimseyen bir yönetim felsefesidir.
  • Daha az kaynakla daha çok değer yaratılmasıdır.
  • Proseslerdeki israfların tespit ve elimine edilmesidir.
  • Değerin müşterinin gözünde tanımlanmasıdır.

Yalın Üretim/Hizmet  Hedefleri Nedir?

Yalın Üretim yüksek kalitede ürünü/hizmeti , en düşük maliyetle en kısa sürede üretmeyi/hizmete sunmayı hedefler.

5S’ e Giriş

5S’e girmeden önce Yalın Yaklaşımının temel  prensibi olan “ israf “ kavramına da değinmek gerekir. 

İsraf Nedir?

Yalın yaklaşımı israf’ı aşağıdaki şekilde ele alınır.

İsraf; bir mal veya hizmete doğrudan  katkıda bulunmayan, değer katmayan her şeydir. İsraf görmek, iyileştirmenin başlangıcıdır.

Kurullarda 3 tip faaliyet vardır:

1- Değer yaratan

  • Müşterinin istediği yönde dönüşüm.

2- Değer yaratmayan fakat zorunlu

  • Ayar, kalibrasyon, kontrol, al-bırak, boyanın kuruması, vb.

3- Değer yaratmayan ve kaçınılabilir

  • Bekleme, sayma, sıralama, hata, tamir.
Yalın prensibine göre değer yaratmayan fakat zorunlu faaliyetleri azaltarak ; değer yaratmayan ve kaçınılabilir faaliyetleri yok ederek “değer yaratan “ müşterinin istediği yönde dönüşümü gerçekleştirmek esastır.

 

İsrafı Görmek İçin Bir Örnek

Bir evrakın bilgisayara kayıt işlemini gözden geçirelim. Bu işlemde aşağıdaki adımlar yürütülüyor.

  • Bilgisayarın açılması
  • Evrakın bilgisayarın yanına getirilmesi
  • Veri girişi programına bağlanılması
  • Evrakta yazılı bilgilerin girişinin yapılması
  • Kayıt işleminin yapılarak bilgilerin kaydedilmesi
  • Evrak bilgileri ile kayıt edilen bilgilerin karşılaştırılarak kontrol edilmesi
  • İmla hatalarının düzeltilmesi
  • Son kayıt işleminin yapılması
  • Evrakın, kaydedilmiş evraklar klasörüne kaldırılması

Müşteri yukarıdaki dokuz faaliyetten sadece “Evrakta yazılı bilgilerin girişinin yapılması” işlemine değer veriyor.  Diğer faaliyetler israf olarak ele alınmalıdır. Bu faaliyetler yok edilmeli ya da azaltılmalıdır.

 

kaçınılabilir iş
kaçınılabilir israf

 

8 Temel İsraf

İş akış sürecinin her aşamasında israf vardır.8 temel israf

Yalın Üretimde “7 temel israf” olarak tanımlanmıştır; ancak , son yıllarda ciddi zaman kayıpları ve hatalı iş sonuçları sebebi ile “iletişim problemleri”  de israfın bir maddesi olarak kabul edilmeye başlamıştır. Bu sebeple artık “8 temel israf”tan söz edilmeye başlanmıştır.

 

5S Nedir?

Yalın Ofis,  işyerindeki malzeme ve bilgi akışının doğru şekilde sağlanmasıdır.

5S’de amaç verimliliği artırmak için çalışma ortamının temiz düzenli ve kullanıma uygun bir şekle dönüştürülmesidir. 5S aynı zamanda israf’ı görselleştiren bir iletişim ve öğrenme aracıdır.

Bknz: http://www.demetekin.com.tr/5s-isyeri-organizasyonu/

 

5S Japonca beş  kelimenin ilk harflerinden oluşan bir kısaltmadır.

Japonya’da Toyota üretim bandında kullanılmaya başlamış olan 5S beş aşamadan oluşan bir işyeri organizasyonudur.

5s uygulaması
5S Uygulama Aşamaları

Adını Japonca beş  kelimenin ilk harflerinden alır.

 

Japonca                      Türkçe        

Seiri                            Ayıklama

Seiton                          Düzenleme

Seiso                           Temizleme

Seiketsu                      Standartlaştırma

Shitsuke                      Disiplin

 

Please follow and like us:
error0

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.