Kurumsal yapının belirli bir yöntemle analiz edilmesi ve kurumun mevcut durumunun fotoğrafının çekilmesidir. SWOT  Analizi (Strenght, Weaknesses, Opportunities, Threats) dilimizde GZFT (Güçlü Yönler, Zayıf Yönler, Fırsatlar, Tehditler) şeklinde kısaltılır.

“SWOT Analizi”, kurumun, rekabet gücü, sektördeki konumu, piyasadaki dış tehditlerin varlığı vs. gibi konularının detaylı olarak değerlendirildiği en etkili planlama yöntemlerinden biridir.

Kurum içi  faktörler Güçlü  ve Zayıf yanları; kurum dışı faktörler ise Fırsat ve Tehditleri ifade eder. Şirket veya kuruluş, bu yöntem ile iç ve dış faktörleri değerlendirerek güçlü ve zayıf yönlerini tespit etmeye çalışır.

SWOT analizi, organizasyonun güçlü yönlerine odaklanmasını, tehditleri minimize etmesini ve uygun fırsatları değerlendirmesini sağlar.  SWOT Analizi’ni yaparken gerçekçi olmak ve bu analizde ortaya çıkan sonuçları stratejik hedeflerin birer girdisi olarak kullanmak önemlidir.

Swot Analizi yaparken başta aşağıdaki temel sorulara yanıt aranır.

“GÜÇLÜ YANLAR” NEDİR?

1- sahip olduğunuz avantajlar nelerdir?

2-neleri iyi yaparsınız?

3-hangi kaynaklara kolay ulaşım imkanlarınız var?

4- dışarıdan bakanlar, sizin hangi yönlerinizi kuvvetli görür?

“ZAYIF YANLAR” NEDİR?

1- geliştirmeniz gereken –mükemmel olmayan – yönleriniz nelerdir?

2-neleri kötü yaparsınız?

3- nelerden kaçınmalısınız?

“FIRSATLAR” NEDİR?

1- iyi fırsatlar nerede ve nasıl bulunur?

2- etrafınızdaki ürün  ve Pazar fırsatları nelerdir?

“TEHDİTLER” NEDİR?

1- ilerlemenizin önündeki engeller nedir?

2- size zarar verici faktörler nelerdir?

Swot analizinde, ilk olarak kuruluşun mevcut durumu tespit edilir, bu çerçevede güçlü ve zayıf yönler ile kuruluşun karşı karşıya bulunduğu fırsatlar ve tehdit unsurları ortaya konulmaya çalışır, bu yönüyle bir mevcut durum analizidir. SWOT aynı zamanda kuruluşun gelecekteki durumunun ne olacağını tespit etmeye yarayan bir analizdir; bu yönüyle de “Gelecek Durum” analizidir.

SWOT Analizi yapılırken 4 soru sorulur:

1.) Güçlü yanlarımızı nasıl değerlendirebiliriz?

2.) Zayıf yanlarımızı nasıl düzeltmemiz gerekir?

3.)  Fırsatları nasıl değerlendiririz ?

4.)  Tehditleri  nasıl bertaraf ederiz ?

Gerçekçi ve gelecek konusunda bize ışık tutacak bir SWOT analizi için;  analizde değerlendirmeye alınan faktörlerin , çok sayıda başka analizle desteklenmesi gerekir . Örneğin, müşteri istek ve düşüncelerinin belirlenmesi için “müşteri analizi” yapılır,  müşteri beklentileri  fırsatlar hanesine yazılır. İç ve dış pazarlardaki rekabet yapısını ve rakip tehditlerini belirlemek için “rekabet analizi” yapılır, burada çıkan değerler de tehdit ve riskler bölümüne yazılır; piyasa yapısını öğrenmek için “pazar analizi”, sosyo-ekonomik ve demografik yapıyı belirlemek, devletin ekonomi politikalarını değerlendirmek  için “çevre analizi”  veya kuruluşun bulunduğu sektör özelliklerine göre birçok  farklı metot ile analiz yapılarak SWOT analizi bu sonuçlarla beslenir;  böylelikle  analizin daha sağlık ve etkin olması sağlanır.